”Sagsbehandlere skal være medspillere – ikke bare kontrolinstans”

Mai Brink, der står bag KARAKTER arkitektur, efterlyser bedre mulighed for forhåndsdialogmøder med kommunernes sagsbehandlere. På den måde kan mange misforståelser og manglende oplysninger på en simpel og effektiv måde undgås, siger hun. Mai Brink håber – ligesom mange andre mindre arkitektfirmaer – på øget fleksibilitet og overskuelighed i forbindelse med det kommende bygningsreglement, herunder håndteringen af det.

Det skulle være så godt, men er aldrig blevet det.

Byggeteknisk sagsbehandling blev udfaset ved implementeringen af det nuværende bygningsreglement, BR18. Det skete primært for at opnå en smidigere og hurtigere sagsbehandling hos kommunerne og for at lægge et større ansvar for byggeriets tekniske kvalitet over på byggebranchen selv. 

”Men desværre har vi blot oplevet det modsatte: Kommunerne blev stillet i udsigt, at deres arbejde ville blive lettet, fordi sagsbehandlerne ikke længere skulle foretage byggeteknisk sagsbehandling. Samtidigt har BR18 frataget myndighederne deres faglighed.”

”Problemet er, at sagsbehandlerne nu alligevel skal kontrollere, om vi eksterne rådgivere har indsendt korrekte informationer. Men da sagsbehandlerne ikke længere må foretage byggeteknisk sagsbehandling, bliver de nødt til at henvise til kommunens sagspraksis, som ændrer sig fra kommune til kommune. Det gør sagsbehandlingen endnu mere forvirrende og er med til at trække sager i unødigt – og fordyrende – langdrag.”

Ordene kommer fra arkitekt og ph.d. Mai Brink, der står bag KARAKTER arkitektur.

Danske Arkitektvirksomheder har sat Mai Brink i stævne i forbindelse med vores fokus på mindre arkitektvirksomheder, hvor vi zoomer ind på, hvordan særligt mindre virksomheder helt konkret møder benspænd i bygningsreglementet, BR18, herunder i håndteringen af det.

”Der er mange regler, og det betyder, at vores faglighed nogle gange falder lidt i baggrunden, fordi vi af de kommunale sagsbehandlere meget bliver vurderet på, om vi får skrevet alting korrekt, så det ikke bliver tolket forkert i forhold til bygningsreglementet.” Mai Brink, ejer og stifter, KARAKTER arkitektur

Faglighed kan ryge i baggrunden

Mai Brink fastslår, at det er særligt udfordrende for små og mindre tegnestuer konstant at skulle overholde den voksende mængde dokumentation, som myndigheder og bygningsreglementet kræver.

”Der er mange regler, og det betyder, at vores faglighed nogle gange falder lidt i baggrunden, fordi vi af de kommunale sagsbehandlere meget bliver vurderet på, om vi får skrevet alting korrekt, så det ikke bliver tolket forkert i forhold til bygningsreglementet. Vi risikerer at få det hele sendt retur, hvis vi ikke bruger de rigtige ord og vendinger, selvom det giver sig selv, hvad der menes med det indsendte,” forklarer Mai Brink.

”Vi har for eksempel fået sendt det hele retur, fordi vi – ifølge sagsbehandleren – brugte en ukorrekt definition af et orangeri. Sagsbehandleren mente ikke, at orangeriet kunne godkendes som sekundær bebyggelse, da hun vurderede, at orangeriet blev brugt til ophold og derfor skulle indgå i bebyggelsesprocenten. Efterfølgende har vi fundet en opdatering til en vejledning til BR18, som beskriver, at orangerier er en sekundær bebyggelse. Hele denne kommunikation frem og tilbage via portalen Byg & Miljø trak projektet i langdrag og kostede os mange penge, da vi skulle åbne sagen hver gang og argumentere vores sag.”

”I stedet kunne vi forinden have holdt et forhåndsdialogmøde, som nogle kommuner tilbyder. På et forhåndsdialogmøde kan mange misforståelser og manglende oplysninger på en simpel og effektiv måde undgås,” siger Mai Brink.

Rette ord og forhåndsdialogmøde 

Mai Brink ser problematikkerne med at skulle bruge de rette ord og manglende muligheder for forhåndsdialogmøde som store udfordringer:

”Sagsbehandlingstid bliver helt vildt dyr og langsommelig, fordi sagsbehandlerne ikke må rådgive eller komme med faglig viden, men skal holde sig nøgternt til materialet.”

”Og fordi det med BR18 ikke er muligt med et samarbejde mellem os rådgivere og kommunerne, som nu udelukkende fungerer som kontrolinstans.” 

”Sagsbehandlerne bør – til gavn for alle – være medspillere. Og ikke blot fungere som kontrolinstans. Sat på en spids kan man vel med rette mene, at BR18 har splittet menneskerne mellem faglighed og kontrol, og at BR18 har gjort det svært at være sagsbehandler,” siger Mai Brink.

”Vi har brug for, at sagsbehandlerne får deres faglighed tilbage, så de skal vide alt om BR18, vejledninger og arkitekturpolitik. På den måde kan vi arkitekter tegne smuk og stedstilpasset arkitektur, og kommunen kan rådgive og oplyse om regler og krav, vi skal overholde.” 

”I stedet kunne vi forinden have holdt et forhåndsdialogmøde, som nogle kommuner tilbyder. På et forhåndsdialogmøde kan mange misforståelser og manglende oplysninger på en simpel og effektiv måde lidt undgås.” Mai Brink, ejer og stifter, KARAKTER arkitektur

Ufleksibel tilgang

Et andet eksempel på den ufleksible tilgang kan – forklarer Mai Brink – være, at man som rådgiver har angivet kote som højdeangivelse, men sagsbehandleren sender projektet retur, fordi de kræver en konkret facadehøjde, da de ikke må trække de to kotetal fra hinanden for at se, om højden overholder kravene. 

”Her tænker jeg, at det ville være både hurtigere og nemmere blot at ringe til os og spørge, hvis man som sagsbehandler er usikker, hvorefter man lynhurtigt kunne få det på plads. I stedet for en langsommelig sagsbehandlingstid, som ikke gavner nogen.”

– Byggeteknisk sagsbehandling blev blandt andet udfaset, fordi den tidligere kommunale sagsbehandling blev kritiseret for at være langsom og forskellig fra kommune til kommune. Formålet med ændringen var at reducere ventetiden for byggetilladelser. Desuden sigtede ændringen blandt andet mod, at bygningsreglementet i højere grad skulle hvile på objektive kriterier og færre skøn fra kommunale sagsbehandlere. Giver intentionen ikke mening?

”Jo, i teorien. Men problemet er, at sagsbehandlerne ikke er robotter og stadig tager stilling til en masse parametre på grund af deres egen faglige baggrund."

"Lægger man dertil BR18’s krav til helhedsvurderinger, så snart vi ikke taler enfamilieshuse, kommunens sagspraksis og politikernes retning – og hvor og hvem har så reelt opnået mere effektivitet samt ressourcebesparelser i form af tid og penge, når materialet alligevel konstant bliver sendt frem og tilbage mellem rådgiver/bygherre og kommune?” spørger Mai Brink retorisk.

Hun efterlyser derfor muligheden for et tættere samarbejde mellem rådgivere og kommunale sagsbehandlere.

Vigtigt med tæt samarbejde

Netop et tæt samarbejde har altid været en kerneværdi i KARAKTER arkitektur, siden Mai Brink i 2020 etablerede tegnestuen med kontor mellem Aalborg og Nibe. Tegnestuen har i dag tre faste fuldtidsansatte og to studentermedhjælpere og beskæftiger sig primært med nybyggeri, tilbygninger og renoveringer til private.

”Vores hovedprincip er, at vi arbejder tæt sammen med bygherre efter et indledende idémøde, hvor vi besøger kunden og tegner sammen. Det gør vi for at få kundens idéer på bordet og for at forstå, hvad projektet helt konkret skal bruges til. Kundens idéer og input sammen med vores faglighed og arkitektoniske principper gør, at vi ved, hvordan vi kan skabe merværdi for kunden,” forklarer Mai Brink.

Hun understreger vigtigheden i et tæt samarbejde:

”Vi tror på, at et tæt samarbejde og symbiose skaber den smukkeste arkitektur, som også lever op til, hvad bygherre ønsker.” 

Cirka 80 procent af KARAKTER arkitekturs kunder er private boligejere, mens de resterende omkring 20 procent er erhvervskunder. 

”Som lille tegnestue er det svært – for ikke at sige umuligt – at vide alt om alle regler. Især nu, hvor der konstant kommer mange tilføjelser til bygningsreglementet.” Mai Brink, ejer og stifter, KARAKTER arkitektur

Efterlyser overblik over tilføjelser til BR

Mai Brink er enig med arkitekt Lars Skinhøj, der driver enkeltmandsvirksomheden ARK+. Han fremhævede i sidste artikel, hvordan kommunernes håndtering af bygningsreglementet varierer utroligt meget, og at det derfor kan være uforholdsmæssigt ressourcetungt for mindre virksomheder, både i forhold til dokumentation, tidsforbrug og kommunikation.

”Som lille tegnestue er det svært – for ikke at sige umuligt – at vide alt om alle regler. Især nu, hvor der konstant kommer mange tilføjelser til bygningsreglementet. Tilføjelser, som vi ovenikøbet ikke får nys om kommer. Og derfor har vi svært ved hele tiden at holde os opdateret. Det betyder, at vi skal bruge uforholdsvis mange ressourcer på både at finde og læse op på nye tilføjelser for at minimere risikoen for lang sagsbehandlingstid,” forklarer Mai Brink.

Hun efterlyser derfor for én hjemmeside, som på en let og overskuelig måde giver meldinger om nye tilføjelser til bygningsreglementet.

Artikelserie om mindre arkitektfirmaers udfordringer med BR

• I denne artikelserie sætter Danske Arkitektvirksomheder fokus på mindre arkitektvirksomheder og zoomer ind på, hvordan mindre virksomheder helt konkret møder benspænd i bygningsreglementet, BR18, og i håndteringen af det.
• Målet er et mere enkelt og mere fleksibelt reglement, som bliver lettere at håndtere, og som dermed er med til at skabe bedre grundvilkår for mindre virksomheder, der arbejder med både store og små byggeprojekter.
• Denne artikel med Mai Brink fra KARAKTER arkitektur er den fjerde i serien.
• Læs første artikel ”Komplekse regler for simple bygninger udfordrer mindre arkitektfirma”
• Læs anden artikel ”Lempede regler for simpelt byggeri kan starte ny grøn renoveringsbølge”
• Læs tredje artikel ”Selvstændig arkitekt: Nyt bygningsreglement skal være enkelt og overskueligt”